Jak archiwizować dokumenty elektroniczne?

Papierowe dokumenty w firmach powoli, ale bardzo konsekwentnie, odchodzą już do przysłowiowego lamusa. Korespondencję z urzędami prowadzi się już wyłącznie elektroniczne, wszystkie sprawy urzędowe można załatwić dzięki podpisowi elektronicznemu a faktury do kontrahentów wysyła się mailowo. Każdego dnia firmy wystawiają całe mnóstwo dokumentów elektronicznych. Oczywiste jest, że potrzebne są narzędzia do ich sprawnej archiwizacji. Narzędzia te muszą oferować możliwość błyskawicznego odnalezienia potrzebnego dokumentu.

Najlepiej skorzystać ze sprawdzonego oprogramowania do archiwizacji

sprawdzona archiwizacja dokumentów elektronicznychJeśli wystawiamy czy wysyłamy dokumenty elektroniczne to oczywistym jest, że zapisujemy je na cyfrowych nośnikach danych. Możemy je przechowywać na dysku twardym komputera, na karcie pamięci lub na płycie cd, ale muszą to być fizycznie istniejące nośniki. Kopię dokumentów możemy dla bezpieczeństwa zapisywać na wirtualnych dyskach działających w tak zwanej chmurze. Dokumenty elektroniczne mają to do siebie, że możemy je odczytać tylko i wyłącznie na urządzeniach takich jak laptop, tablet czy smartfon. Sprawna archiwizacja takiej dokumentacji możliwa jest tylko i wyłącznie z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Co więcej, sprawdzona archiwizacja dokumentów elektronicznych możliwa jest na każdym urządzeniu, na którym takie oprogramowanie zainstalujemy. I tak naprawdę słowo „archiwizacja” ma tutaj trochę inne znaczenie niż tylko zapisywanie dokumentów na nośniku danych. Chodzi tutaj przede wszystkim o to, żeby potrzebny dokument móc odszukać w co najwyżej kilka sekund. Program do archiwizacji musi zatem oferować możliwość wyszukiwania dokumentów według wszystkich możliwych filtrów i słów kluczowych. Prostym przykładem potrzeby błyskawicznego wyszukiwania archiwalnych dokumentów jest urzędowa kontrola. Na życzenie kontrolera musimy szybko przedłożyć wymagane dokumenty księgowe. Żeby móc to uczynić to musimy mieć na komputerze oprogramowanie, które nam to umożliwi.

Dzisiaj na kontrolę do urzędu możemy pójść z laptopem w teczce a nie jak kiedyś z segregatorem pełnym dokumentów księgowych. Rolę takiego tradycyjnego segregatora pełni dzisiaj oprogramowanie komputerowe służące do archiwizowania dokumentów elektronicznych. A już za kilka lat na dobre odejdziemy od papierowych dokumentów i wówczas każdy przedsiębiorca będzie potrzebował oprogramowania do archiwizacji. Pamiętajmy tylko, że dokumenty elektroniczne muszą być zapisywane na fizycznym nośniku pamięci, a najlepiej dla bezpieczeństwa na kilku.